パソコンで整理の時間を短縮

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『はばたき記念誌 30年のあゆみ』(A4判72頁、2001年5月発行)のケース

住生コンピューターサービス(株)編集委員(事務局) 井上武司様

“記録に残す”ことを重視

創業以来30年、当社ではまだ体系的な記録の整理をしたことがありませんでした。そこで、30周年記念事業の一環として資料類をきちんと収集・整理・保管して散逸を防ぎ次代に継承しよう、いずれは作るであろう社史の準備もしておこうということで社報「はばたき」の記念誌編集とあわせて資料収集を始めました。  創業が比較的新しいため役員会議事録・資料、各種稟議書、事業報告書、主要会議資料、それに社内報や各種記念催事の写真等はほぼそろっていました。しかも私自身、総務部門に25年間勤めていましたから、たいていの出来事は頭に入っており、資料類を見れば何に関するものかほぼ見当をつけることができたのも幸いしました。

しかし、短期間で数度の本社移転を行った関係で「昔は、こんな資料があった」と思いながら倉庫や書庫をいくら探しても、例えば社内報に使用した写真がないといった具合に、あると思っていたものを探し出せないということがしばしばありました。ただし、今回はあくまでもきちんとした年表の作成が主な目的でしたから、写真の有無にはあまりこだわる必要はありませんでしたから、気分的には気楽でした。

データ整理にExcelを活用

年表や写真データの作成にExcelを活用し、基礎資料の整理を効果的に行いました。おかげで、入力後の修正や件名ごとの選択、日付順の並べ替えなど煩雑なデータの修正や取り出し、校正などを簡単に行うことができ、手作業の2〜3分の1程度の時間で済んだと思います。

縦軸に日付、横軸に件名、概要などの項目を入力するやり方で経営、教育、人事、営業、技術など8つの項目に分けてある程度ランダムに入力し、必要に応じて並べ替えました。その中からピックアップしたデータを昭和49年度までは分類せずに、発展期に入った50年度以降は会社全般、住友生命、一般ユーザー、教育・福利厚生・その他という4つに分類し直し、年表として仕上げました。一連の作業を通じて感じたことは、社史の制作いかんにかかわらず会社として記録を残すという気持ち、仕組みがあれば細かい取材は別として資料収集の苦労はほとんど回避することができるということでした。

こちらで掲載しております役職・所属は掲載当時のものです。現在の役職等とは異なる場合がございます。